INFORMATIVA PRIVACY SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVI ALL’ ISCRIZIONE A SELEZIONI/CORSI/WORKSHOP/SEMINARI/EVENTI
(REG EU 2016/679 e Normativa italiana in materia di Privacy)
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: Accademia d’Arti e Mestieri dello Spettacolo Teatro alla Scala (“Accademia”)
Sede legale: Via Santa Marta n. 18, Milano tel. 028545111, email (SOLO per informazioni inerenti il trattamento dati): privacy@accademialascala.it
INTERESSATI
Gli interessati dalla presente informativa sono: utenti che vogliono iscriversi alla selezione (se prevista) e/o frequentare un corso/workshop/seminario/evento proposto dall’Accademia.
Nel caso di utente minorenne, il soggetto autorizzato a conferire i dati dell’interessato deve essere chi esercita la patria potestà.
FINALITÀ E CONDIZIONI CHE RENDONO LECITO IL TRATTAMENTO
a) invio del bando/brochure del corso di interesse a seguito di richiesta dell’interessato, verifica della sussistenza dei requisiti per la partecipazione all’eventuale selezione previsti dal bando di ammissione e della successiva eventuale iscrizione e frequenza al corso/workshop/seminario/evento desiderato;
b) partecipazione ad eventuali attività ed iniziative formative collegate al corso/workshop/seminario/evento (es. stage/ tirocinio), richiesta di informazioni e/o prenotazione di colloqui, successive attività destinate agli ex allievi;
c) gestione del rapporto contrattuale, quale esemplificativamente l’iscrizione all’ Accademia; la verifica dei requisiti ai fini dell’eventuale fruizione di borse di studio/esoneri dal pagamento delle tasse di iscrizione (per queste fasi si rimanda anche alla modulistica specifica consegnata a seguito del superamento della selezione) e i relativi adempimenti amministrativi anche per il tramite di istituti bancari; la gestione di eventuali rimborsi per spese di trasferta e buoni pasto, la gestione amministrativa dei contratti e dei pagamenti, la fatturazione e l’assolvimento degli obblighi di legge in materia contabile ed amministrativa;
d) raccolta di immagini e/o suoni e/o video dei candidati, ad integrazione della raccolta dei dati personali necessari per la finalizzazione dell’iscrizione all’eventuale selezione e/o al corso/workshop/seminario/evento, qualora tale modalità fosse contemplata dal bando di ammissione o dovesse rendersi necessaria;
e) gestione dell’eventuale contenzioso e tutela dei diritti di Accademia;
f) attività didattiche e formative, comprese quelle relative allo stage/tirocinio, quali, esemplificativamente: i servizi di segreteria didattica (ivi incluso l’invio di comunicazioni di servizio relative al corso); l’organizzazione e gestione del corso; la gestione delle presenze/assenze; il rilascio di diplomi/attestati rilasciati dall’Accademia e/o eventuali enti finanziatori; le valutazioni periodiche e le prove finali; l’eventuale partecipazione ad eventi e spettacoli organizzati dall’Accademia o da enti esterni in collaborazione con essa; la fruizione di corsi finanziati da istituzioni o enti pubblici (es. regione Lombardia) e l’assolvimento dei relativi obblighi di rendicontazione, anche in forma aggregata, nonché l’assolvimento degli obblighi connessi alla tenuta dei rapporti con gli enti pubblici competenti (es. INAIL, DPL, INPS, ENPALS, etc.) e con gli eventuali enti finanziatori (es. partner di progetto) e/o contitolari del trattamento (previa specifica informativa);
g) stipulazione di polizze assicurative;
h) possibili registrazioni relative agli allievi (prevalentemente sottoforma di immagini e/o suoni e/o video, senza ledere la dignità dell’interessato) effettuate durante lo svolgimento delle attività didattiche, in quanto parti integranti del percorso formativo, e in occasioni di particolari manifestazioni a cui l’allievo potrà partecipare; tali registrazioni sono atte a documentare i risultati raggiunti dal punto di vista didattico ed individuare ambiti di miglioramento del singolo allievo o di gruppi di allievi e potrebbero essere eventualmente visionate anche da altri gruppi di allievi dell’Accademia per motivi didattici, se previsto dal piano di studi; infine, dette registrazioni potrebbero rivelarsi necessarie anche per monitorare e garantire la sicurezza nell’ambito degli spazi in cui sono presenti gli allievi. I dati potranno essere soggetti a diffusione limitatamente a quelli inerenti particolari manifestazioni a cui l’interessato potrà partecipare, e che sono parte integrante del percorso didattico;
i) svolgimento delle attività didattiche anche attraverso modalità a distanza o miste, se previste da bando o da particolari condizioni; durante tali attività potrebbero essere effettuate delle registrazioni (prevalentemente sotto forma di immagini e/o suoni e/o video) atte a documentare l’attività, i risultati, gli obiettivi formativi raggiunti, etc. e a registrare le presenze degli allievi, anche sulla base delle richieste di eventuali enti finanziatori e/o altri vincoli esterni (es. richieste riconoscimento crediti). Potrebbero essere trattati anche altri dati, come la registrazione degli account degli allievi ed il tempo di permanenza sulla piattaforma. Il dettaglio dei dati trattati dipende anche dalle specifiche tecniche della piattaforma utilizzata per l’erogazione del servizio;
j) con il consenso dell’interessato – o degli esercenti la potestà genitoriale in caso di utente minorenne – la ricezione per via postale, telefonica (es. messaggistica istantanea) e informatica, di tutte le informazioni relative alla presentazione e promozione dei corsi e/o Open Day e/o eventi di natura artistica e/o formativa e/o relativi eventi e/o attività organizzati e/o gestiti da Accademia e/o dai suoi partner e/o da contitolari del trattamento (previa specifica informativa), secondo il calendario in vigore, così come l’invio di eventuali indagini a corredo delle attività ai fini statistici e più in generale materiale informativo-promozionale (compresa la Newsletter) e comunicazioni relative ad eventi ed iniziative proposte dall’Accademia;
k) con il consenso dell’interessato – o degli esercenti la potestà genitoriale in caso di utente minorenne – l’utilizzo diretto e/o indiretto , da parte dell’Accademia, delle immagini relative alla documentazione di attività/eventi o riprese in occasione di particolari manifestazioni a cui egli potrà partecipare, diverse da quelle indicate al punto h., in cui l’interessato appaia e sia comunque riconoscibile, a qualsiasi scopo, anche promozionale/pubblicitario/divulgativo, ed in qualsiasi modo o forma (es. pubblicazione immagini sul sito internet, diffusione su carta stampata, diffusione all’interno del gruppo classe, ecc.) senza ledere la dignità dell’interessato, nei modi che saranno eventualmente meglio precisati nelle sedi opportune. Inoltre, previo il consenso di cui sopra e sottoscrizione di apposita liberatoria (che verrà fornita nei tempi e modi opportuni) nel caso di utilizzo per finalità promozionali/pubblicitarie/divulgative, dette immagini potranno essere soggette a diffusione; previo consenso di cui sopra, ma senza specifica liberatoria, le immagini potranno essere diffuse all’interno del gruppo classe; Accademia non è responsabile delle immagini riprese ed eventualmente comunicate/diffuse su iniziativa personale di terzi (inclusi parenti/conoscenti dell’utente) presenti alle manifestazioni;
l) con il consenso dell’interessato – o degli esercenti la potestà in caso di utente minorenne – la comunicazione, a discrezione dell’Accademia, di alcuni dati personali dell’allievo o ex-allievo a enti, istituzioni (pubbliche e private), aziende, privati, contitolari del trattamento (previa specifica informativa), partner anche su loro eventuale richiesta, al fine di agevolare la formazione e l’inserimento lavorativo e professionale, anche a soggetti stabiliti all’estero e al di fuori del territorio dell’Unione Europea.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
Per le finalità da a. a i. i tempi di conservazione dipendono da quanto previsto dalla normativa vigente e a tutela dei diritti dell’interessato, del Titolare e per finalità di archivio storico.
Per le finalità da j.a l. i tempi di conservazione sono subordinati alla eventuale revoca del consenso da parte dell’interessato; fermo restando la legittimità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
I tempi/criteri di conservazione sono documentati nel dettaglio nel registro dei trattamenti della Fondazione Accademia Teatro alla Scala; i tempi specifici sono comunicati su eventuale richiesta dell’interessato.
La richiesta deve essere inoltrata a privacy@accademialascala.it
L’accesso a questi dati è subordinato alla valutazione della legittimità della richiesta.
DATI TRATTATI E MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Nel trattamento dei dati personali che possono, direttamente o indirettamente, identificare l’interessato, l’Accademia cerca di rispettare un principio di stretta necessità e di assicurare la riservatezza dei dati trattati.
Per questo motivo, l’Accademia raccoglie e fornisce all’interessato o a chi ne fa le veci e ai soggetti autorizzati al trattamento tra cui i soggetti ospitanti gli eventuali stage/tirocini, e ai terzi ove previsti (v. “destinatari”) i soli dati necessari per adempiere alle suddette finalità.
I dati personali saranno trattati con modalità cartacee ed informatizzate dagli uffici e dai dipartimenti dell’Accademia nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità.
In particolare, si segnala che non saranno richiesti dati particolari in alcuna fase di registrazione online per le richieste inerenti ai corsi/workshop/evento/seminari e/o relative attività organizzate e/o gestite dall’Accademia e/o dai suoi partner.
Ove prevista una successiva acquisizione di dati particolari, che saranno esclusivamente di natura medica, oltre ad adempimenti di legge connessi agli eventuali infortuni e comunicazione agli enti competenti, essa non avverrà per via telematica. L’interessato potrà essere anche tenuto a produrre anche documentazione firmata in originale o dagli esercenti la potestà genitoriale se l’utente è minorenne, nei modi e nei tempi indicati nei bandi dei corsi di riferimento.
I nominativi (o i codici) e altri dati (quali, per esempio, le fotografie o la nazionalità) di coloro che superano le selezioni e vengono a tutti i diritti ammessi all’Accademia o resi idonei potranno essere affissi nelle apposite bacheche presenti nelle sedi dell’Accademia o pubblicati online, attraverso il sito accademialascala.it e/o i social collegati.
Non saranno invece divulgati i nomi e i dati di quanti non supereranno le selezioni.
Ulteriori informazioni su questo specifico punto possono essere richieste a relazioni.esterne@accademialascala.it ed eventualmente reperibili sui bandi di interesse.
OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Tutti i dati raccolti sono essenziali per poter adempiere alle finalità; nello specifico:
• il conferimento dei dati per le finalità di cui ai precedenti punti a. – i. è essenziale ai fini dell’ accesso al bando del corso di interesse, della valutazione del candidato, della partecipazione all’eventuale selezione in base al relativo bando di ammissione, eventuale accoglimento e gestione amministrativa delle modalità di sostegno allo studio, se previste e/o richieste (rif. bando e modulistica prestito d’onore/borsa di studio) e della successiva eventuale iscrizione e frequenza al corso/workshop/seminario, compresa la richiesta di informazione e colloqui, e/o relativi eventi e/o attività organizzati e/o gestiti dall’ Accademia e/o dai suoi partner, possibili registrazioni relative agli allievi, svolgimento delle attività didattiche con modalità anche a distanza o miste.
L’iscrizione, così come la richiesta di borsa di studio/Prestito d’onore, avverrà con modulistica apposita che richiederà la reiterazione dei dati personali già conferiti e l’indicazione dell’IBAN, dato per il quale il consenso si intende acquisito in questa sede.
Il mancato conferimento dei dati a ciò finalizzati renderà impossibile l’instaurazione del rapporto contrattuale o la sua successiva prosecuzione; fermo restando che non è vincolante il consenso per l’eventuale trasferimento di dati in Paesi extra UE a fini di stage/tirocinio ovvero della eventuale partecipazione ad eventi (rif. REG EU 2016/679 art. 49 1.b);
• il conferimento dei dati, per le finalità di cui ai precedenti punti j. – l. dovrà intendersi facoltativo, ed è subordinato al consenso.
Il rifiuto a conferire i dati a ciò finalizzati non precluderà in alcun modo il diritto dell’interessato alla partecipazione alla selezione al corso/workshop/seminario e/o relativi eventi e/o attività organizzati e/o gestiti dall’Accademia e/o dai suoi partner ed alla sua eventuale successiva iscrizione e frequenza.
Inoltre, alcuni dati (es. data di nascita, residenza, sesso) potranno essere raccolti e trattati per effettuare elaborazioni statistiche in forma aggregata, senza possibilità di identificare l’interessato; tali elaborazioni sono effettuate ai fini di verifica della qualità dei servizi offerti, anche da parte dell’eventuale ente finanziatore/sponsor dell’iniziativa.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento per i punti a. – b. è l’adempimento alle richieste dell’interessato.
La giuridica per i punti c.- i. dal legittimo interesse della Fondazione Accademia Teatro alla Scala ad ottemperare ai fini statutari ed erogare i servizi offerti, nonché dalla normativa nazionale e regionale in materia di gestione amministrativa e burocratica dei percorsi formativi (inclusi gli stage/tirocini), della contrattualistica e dalla normativa cogente connessa.
La base giuridica del trattamento, per le finalità di cui ai precedenti punti j.-.l. è il consenso.
DESTINATARI E SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
Ai dati potrà avere accesso il personale dell’Accademia (dipendenti, collaboratori, stagisti/tirocinanti, professionisti autorizzati) per attività amministrative, organizzative e promozionale, e i membri dell’eventuale commissione in fase di selezione e di esami intermedi (se previsti) e finali.
Se previsto dal bando, limitatamente alle sole finalità didattiche, a parte dei dati potrebbero avere accesso anche allievi di altri corsi.
Si specifica, inoltre, che i dati personali e, quando necessario, di natura particolare, forniti al fine di partecipare alla eventuale selezione per l’ammissione ai corsi, ai corsi stessi in base al relativo bando di ammissione e alle attività, potranno essere trattati anche dal personale medico specialistico autorizzato dall’Accademia per le valutazioni di carattere medico.
In caso di ammissione al corso/workshop/seminario desiderato, ove richiesto, i dati personali e/o di natura particolare potranno essere trattati anche dal Medico Competente designato dall’Accademia ai fini della valutazione dei rischi e per l’eventuale necessaria assistenza medica nel corso dell’anno accademico. Inoltre, in ragione dell’esistenza di specifici incarichi a terzi di attività di gestione e manutenzione dei sistemi informativi e di eventuali servizi in outsourcing, i dati dell’interessato potranno essere trattati dal personale di tali soggetti terzi che operano in qualità di responsabili del trattamento dell’Accademia e/o amministratori del sistema, ove nominati tali e che adottano idonee misure per assicurare la riservatezza e la protezione dei dati, a cui sono affidati incarichi e prestazioni di natura professionale a supporto delle attività dell’Accademia.
Per le finalità sopra indicate ai precedenti punti a. – i., i dati potranno essere comunicati a enti ed organismi pubblici competenti quali: Ispettorato del Lavoro, in caso di eventuali stage/tirocini o partecipazione a eventi e spettacoli; INAIL e compagnie di assicurazione, in caso di eventuali infortuni (nel qual caso l’Accademia potrà venire a conoscenza, eccezionalmente, anche di dati particolari relativi all’infortunio dell’interessato), o per la gestione delle coperture assicurative predisposte dall’Accademia; partner di progetto/contitolari del trattamento (previa specifica informativa), enti ed istituzioni pubbliche e private competenti in relazione a eventuali progetti da essi finanziati (in tal caso potranno essere forniti anche dati relativi alla frequenza ai corsi e all’eventuale connessa partecipazione ad eventi o spettacoli); istituti di credito (erogazione prestiti d’onore/borse di studio, etc.); aziende convenzionate per eventuali stage; consulenti legali e fiscali ai fini della gestione delle attività legali di Accademia e degli adempimenti fiscali, altri professionisti incaricati di specifiche attività; enti terzi deputati al controllo (quali, ad esempio, enti certificatori ISO 9001, Organismo di Vigilanza, Data Protection Officer, enti finanziatori); altri soggetti ai quali i dati debba essere comunicati per obbligo di legge o di regolamento.
Infine, per i dati di cui al punto h. i dati potranno essere soggetti a diffusione limitatamente nei casi previsti dalla suddetta finalità.
Per le finalità da j. – l. i dati, oltre a quanto indicato al paragrafo precedente, potranno essere comunicati a soggetti che forniscono ii di consulenza e/o supporto per la gestione delle attività promozionali e di marketing. Per la finalità k. i dati potranno essere soggetti a diffusione previa richiesta del consenso ed eventuale sottoscrizione della liberatoria.
Per la finalità di cui ai precedenti punti h. e k, relativi alle registrazioni atte a documentare tali attività/eventi, l’immagine dell’interessato e/o dell’eventuale minorenne, qualora fotografata e/o videoripresa durante lo svolgimento del corso/workshop/seminario/evento potrà essere diffusa su siti web, canali social, riviste e/o qualsivoglia tipo di supporto, digitale e/o cartaceo appartenente all’ Accademia e/o media partner e/o soggetti terzi partner dell’Accademia.
Quando previsti i dati saranno trattati anche dai dipendenti, collaboratori ed eventuali responsabili esterni dell’ente ospitante lo stage/tirocinio, o gli eventi, se previsti, nonché, per le attività legate a finanziamenti, i dati potranno essere trasmessi anche all’ente finanziatore/sponsor.
Parte dei dati trasmessi ai soggetti esterni autorizzati al trattamento potranno essere conferiti anche facendo ricorso a piattaforme rese disponibili da questi ultimi. L’elenco dettagliato dei soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare è disponibile facendone richiesta a privacy@accademialascala.it. L’accesso a questi dati è subordinato alla valutazione della legittimità della richiesta.
SICUREZZA DEI DATI
I suoi dati personali saranno trattati con strumenti automatizzati nel rispetto del principio di necessità e proporzionalità, evitando di trattare dati personali qualora le operazioni possano essere realizzate mediante l’uso di dati anonimi o mediante altre modalità. L’Accademia ha adottato specifiche misure di sicurezza, di natura tecnica e organizzativa, per prevenire la perdita dei dati personali, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
TRASFERIMENTO DEI DATI
Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto dell’Accademia come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Codice Privacy/Regolamento Europeo per la Protezione dei dati REG EU 679/2016. L’Accademia trasferirà, eventualmente, i dati fuori dell’Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Codice Privacy e dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati.
Da segnalare, peraltro, che i soggetti ospitanti gli stage/tirocini/eventi (se previsti) potrebbero avere sede presso Paesi extra UE. Per tale motivazione viene richiesto un consenso specifico.
I SUOI DIRITTI
Contattando il Titolare del trattamento via e-mail: privacy@accademialascala.it può chiedere, per quanto applicabili, il rispetto dei diritti l’accesso ai dati che la riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento, la portabilità nonché l’opposizione al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare.
Il suo consenso al trattamento dei dati di una o più delle finalità sopra indicate potrà essere revocato in qualsiasi momento, sempre ai riferimenti di cui sopra. L’accesso a questi dati è subordinato alla valutazione della legittimità della richiesta.
Ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: https://goo.gl/GLbTN9.
L’Accademia non effettua alcun processo decisionale automatizzato.
CONTATTI
Per richieste di chiarimenti e informazioni inerenti la protezione dei dati, l’esercizio dei diritti degli interessati, etc. è possibile contattare il Titolare del trattamento della Fondazione Accademia Teatro alla Scala:
privacy@accademialascala.it tel 02-85451192/85451171.
La Fondazione, a tutela degli interessati, ha nominato il Responsabile protezione dati (Data Protection Officer), con funzioni di supporto e controllo, consultive, formative ed informative, di cooperazione e contatto con l’Autorità del Garante Privacy per questioni connesse al trattamento dei dati personali.
Il Responsabile della Protezione dei Dati della Fondazione Accademia Teatro alla Scala è contattabile ai seguenti recapiti: dpo@accademialascala.it tel 02-85451192/85451171.
MODIFICHE
Il Titolare si riserva di apportare, qualora necessario, le opportune modifiche al presente documento dandone la più ampia visibilità agli interessati.
Agg.to 2 agosto 2021
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